Da Statsbiblioteket i Aarhus og Det Kongelige Bibliotek i København i 2017 blev fusioneret under én institution, som Det Kgl. Bibliotek, opstod der samtidig et behov for kommunikation mellem medarbejderne i København og Aarhus.
”Vi skulle løse et praktisk problem med hensyn til, hvordan vi kunne afvikle mødeaktivitet uden at rejse frem og tilbage mellem landsdelene,” fortæller Frank Lund, der er projektmedarbejder hos Det Kgl. Bibliotek i Aarhus.
Til at klare den opgave faldt valget på videokonferencesystemet Zoom, som blandt andet tilbyder audio-, video- og skærmdeling samt chat og optagelser.
”Vi var allerede med i et DeiC-projekt omkring Zoom, og systemet virkede faktisk ret godt. Vi så selvfølgelig også på andre muligheder, men valgte at fortsætte med Zoom-løsningen, ” fortæller han.
Hvad er det, der virkede godt?
”Det er nemt for brugerne at anvende, og så kan løsningen afvikles på standard-hardware, hvilket betyder, at man hurtigt kan komme i gang. Samtidig lyttes der til feedback fra kunderne. Vi har eksempelvis haft et behov for en tidsindikator på videooptagelser, hvilket efterfølgende er blevet implementeret,” siger Frank Lund.
Standard-hardware gør det enkelt
Typisk er det it-afdelingen, der står med opgaven om, at skabe det tekniske fundament til videokonferencer. Den simpleste måde at gøre det på er ved at anvende det udstyr, som it-folkene allerede kender og arbejder med til daglig.
”En stor fordel ved Zoom er, at man afvikler løsningen på enheder fra de almindelige pc-leverandør. Det betyder også, at installation, service og vedligeholdelse sker på kendte platforme,” fortæller Thorkild Jensen, der er projektleder for videotjenester i DeiC.
Ligeledes slipper man for dyre specialindkøb af hardware-enheder samt serviceaftaler til software, da disse aftaler er inkluderet i pakken.
Hvilke udfordringer har I haft i forbindelse med implementeringen på Det Kgl. Bibliotek?
”Det er gået ret let. Vi har dog haft en enkelt udfordring, fordi vi håndterer brugerne i to forskellige Active Directory’er og Zoom kun understøtter ét. Den praktiske løsning er at oprette brugerne særskilt,” lyder det fra Frank Lund.
Zoom og Skype går hånd i hånd
Zoom er en åben platform og kan anvendes sammen med mange andre produkter, eksempelvis Skype, som en del organisationer benytter til videokonference.
Det betyder, at man direkte fra sin Skype-klient kan tilgå et Zoom-møde og dele audio, video og skærm.
Men der er selvfølgelig altid plads til forbedring.
”Integrationen til Skype for Business kunne være bedre, men ellers er der et rigtig godt samspil mellem de forskellige videokonferenceværktøjer og Zoom,” er erfaringen fra projektmedarbejderen hos Det Kgl. Bibliotek, Frank Lund.
Hvis du har behov for at dele dine møder op i mindre arbejdsgrupper, ligger den funktion også indbygget. En mulighed, der er yderst anvendelig eksempelvis i en undervisningssituation, hvor der er behov for uafhængig kommunikation med de enkelte studiegrupper.
”Brugerne kan deltage via både mobile enheder eller pc og de er således ikke låste til møderummet. Det giver rigtig god mening i undervisningssituationerne,” fortæller Thorkild Jensen.
Selv om Zoom-løsningen har mobile fordele, har Det Kgl. Bibliotek også valgt at have dedikerede rum til at holde videomøder. Her kan de optimere brugeroplevelsen med en software-klient, der hedder Zoom Room. Den håndterer eksempelvis kalenderindkaldelser, brugerlister og hurtig opstart af møder via en tablet.
”I vores Zoom Room er alt klar til brug. Mødedeltagerne kan komme i gang med et enkelt klik på en iPad. Enklere bliver det ikke,” fortæller Frank Lund.
Det Kgl. Bibliotek har et Zoom Room i København og et i Aarhus, men et ønske om flere.
En ny mødekultur
Når man mødes på skærmen på tværs af store afstande, så er teknologi ikke det eneste, som skal tages med i betragtningen. Det er også vigtigt, at man har en mødekultur, som passer til formatet.
”Der er behov for en ny læring, for et videomøde er lidt anderledes end de traditionelle rundbordsmøder,” fortæller Frank Lund.
”Der er eksempelvis nogle fysiske begrænsninger i forhold til afstand til mikrofonen, og så går det ikke, at man spiser rundstykker samtidig. Men man lærer det hurtigt, ” siger han med et smil på læben, hvilket man tydeligt kunne se, fordi vi havde et Zoom-møde.
Fri adgang via forskningsnettet og WAYF
Hvis du er på forskningsnettet, så har du allerede betalt for Zoom og kan anvende mulighederne både som mødeleder og som mødedeltager.
Når du logger på Zoom via WAYF-login (Where Are You From), så oprettes dit første møderum helt automatisk.
Man kan også få eget domæne/instans, hvilket gør det muligt, at integrere med systemer som eksempelvis Learning Management System (LMS) til undervisningsbrug.
På den kommende DeiC konference 2018 kan du få meget mere information om blandt andet Zoom på sporet: Medietjenester - Online møder, undervisning og samarbejde, hvor Frank Lund er en af talerne.
Du kan se hele konferencens program og tilmelde dig her:
